Sistem Penyimpanan Arsip Dengan Sistem Abjad – Semua orang pasti sudah tahu apa itu arsip.
Arsip adalah catatan rekaman kegiatan atau sumber informasi dengan berbagai macam bentuk yang dibuat oleh lembaga, organisasi maupun perseorangan dalam rangka pelaksanaan kegiatan.
Apa saja sih jenis arsip itu? Arsip dapat berupa surat, warkat, akta, piagam, buku, dan sebagainya yang dapat dijadikan bukti shahih untuk suatu tindakan dan keputusan.
Dengan adanya perkembangan teknologi, arsip dapat berbentuk audio, video dan digital.
Mengingat jumlah arsip yang semakin banyak dibuat dan diterima oleh lembaga, organisasi, badan maupun perseorangan maka diperlukan manajemen pengelolaan arsip yang lebih dikenal dengan sistem kearsipan melalui beberapa pekerjaan atau kegiatan untuk mengelola arsip yang ada.
Kearsipan adalah pengelolaan catatan rekaman kegiatan atau sumber informasi yang memiliki nilai kegunaan dengan teratur dan terencana baik itu arsip yang dibuat maupun yang diterima, agar mudah ditemukan kembali jika diperlukan.
Sistem kearsipan yang diselenggarakan secara optimal akan memperlancar kegiatan dan tujuan lembaga, organisasi, badan maupun perseorangan.
Terdapat 5 sistem penyimpanan arsip yang sesuai dengan standar, salah satunya adalah sistem penyimpanan arsip dengan sistem abjad. Bagaimana sih sistem penyimpanan arsip dengan sistem abjad itu? Yuk simak dibawah ini penjelasannya.
Sistem Penyimpanan Arsip Dengan Sistem Abjad (Filling Abjad)
Pengertian sistem filling abjad adalah sistem penerimaan, penyusunan penyimpanan, penggunaan, pemeliharaan, dan penemuan kembali surat/warkat dengan menggunakan petunjuk abjad nama orang atau nama organisasi menurut tata urutan abjad.
Sistem ini cocok digunakan oleh organisasi yang masalahnya belum kompleks atau , masih sederhana.
Pada sistem penyimpanan arsip ini merupakan salah satu sistem penataan berkas yang menggunakan metode penyusunan berdasarkan abjad secara berurutan dari A sampai dengan Z dengan berpedoman pada peraturan mengindeks.
1. Penataan File Dengan Sistem Abjad
1). Guide
Berfungsi membantu petugas dalam menyimpan dan menemukan kembali suatu arsip diantara arsip-arsip yang lain. Macam-macam guide antara lain : Guide utama/guide primer, guide pembantu, guide keluar/lembar keluar.
2). Folder
Ada 3 jenis folder yang digunakan dalam sistem abjad : Folder campuran, Folder individu, dan Folder khusus.
2. Keuntungan Sistem Filling Abjad
1). Dapat langsung menempatkan berkas pada tempat penyimpanannya.
2). Petunjuk penataaan berkas sederhana dan mudah dipahami.
3). Tunjuk silang sangat mudah diterapkan.
4). Kesalahan berkas mudah dicak ditempat berkas dengan abjad yang sama.
5). Biaya pelaksanaannya lebih murah.
3. Kerugian Sistem Filling Abjad
1). Ada kemungkinan salah penempatan berkas jika tidak mengikuti aturan secara konsiten.
2). Mudah mengubah beberapa alpabet dalam surat.
3). Tunjuk silang yang berlebihan akan membuat penyimpanan cepat penuh/sesak.
4). Pemberian label pada volder memakan banyak tenaga.
4. Langkah-Langkah Penyimpanan Arsip
1). Penampungan
2). Penelitian
3). Pengindeksan
4). Pengkodean
5). Penyortiran
6). Penyimpanan
5. Prosedur Penemuan Kembali Arsip Yang Disimpan
1). Teliti arsip yang diminta
2). Isi bon peminjaman
3). Bergeraklah menuju tempat penyimpanan
4). Cari arsip ke filling cabinet sesuai kode arsip
5). Ambil arsip yang diminta
6). Tempatkan out guide atau out sheet ditempat arsip yang diambil
7). Serahkan arsip kepada yang memerlukan
Itulah sistem penyimpanan arsip dengan sistem abjad yang bisa Anda coba untuk dokumen penting yang Anda punya.
Agar dokumen penting seperti ijazah, kartu keluarga, surat tanah, selain diberlakukan sistem penyimpanan arsip dengan sistem abjad Anda juga bisa menggunakan brankas sebagai pilihan lain.
