Inilah manfaat sistem penyimpanan arsip yang anda ketahui, Pada pembahasan kali ini kami akan menjelaskan tentang pengertian arsip. Yang meliputi pengertian arsip, fungsi arsip, jenis-jenis arsip, prosedur pengarsipan dan sistem penyimpanan arsip dengan pembahasan lengkap dan mudah dipahami. Untuk lebih detailnya silakan simak ulasan dibawah ini dengan seksama.

baca juga: Apa Sih Manfaat Madu dan Bawang Putih Untuk Kanker

Menurut  asalnya  arsip berasal dari bahasa yunani “archivum ”yang artinya  tempat untuk menyimpan. Sementara itu tempat penyimpanan dokumen masa pemerintahan berada di  Balai Kota   (archeon). Dengan  demikian, arsip yang mengadopsi istilah  “archief ”dari bahasa Belanda yang ada kemiripan dengan bahasa Yunani “achivum ”.yang mempunyai wayuh arti. Arsip disatu sisi berarti warkat yang disimpan yang wujudnya dapat selembar surat, kuitansi, data statistik, film, kaset, CD, dan  sebagainya.

baca juga: Ini Dia Macam Macam Arsip Yang Perlu Kamu Ketahui

Manfaat sistem penyimpanan arsip

1. Pengertian Arsip dan Kearsipan

Inilah manfaat sistem penyimpanan arsip yang anda ketahui, Arsip adalah setiap catatan yang tertulis, tercetak atau ketikan dalam bentuk huruf, angka, atau gambaran yang mempunyai arti atau tujuan serta sebagai bahan komunikasi dan informasi yang terekam pada kertas (kartu, formulir, surat-surat), kertas film, media komputer (disket, harddisk, piringan). Dalam kegiatan praktis pengertian arsip dapat dirumuskan sebagai berikut :
  • Naskah yang dibuat oleh lembaga dan badan pemerintah dalam bentuk apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintah.
  • Naskah yang dibuat dan diterima oleh badan-badan swasta atau perorangan dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
Inilah manfaat sistem penyimpanan arsip yang anda ketahui, Arsip dalam istilah Bahasa Indonesia ada yang menyebutkan sebagai warkat, dan ada juga istilah lain yang menyebutnya sebagai record atau file seperti diutarakan oleh Atmosudirjo, sebagai berikut :
  1. File berarti wadah, tempat, almari kabinet atau kumpulan tertatur (systematic). Bahan-bahan arsip dan file juga berarti setiap pengaturan, penyortiran, penerbitan yang sistematis dan berurutan atas barang-barang, orang-orang, personal, kertas-kertas tertulis, dokumen, dan sebagainya.
  2. Record berarti setiap catatan yang dicatat untuk disimpan dan setiap bahan yang tertulis dapat dipergunakan sebagai bukti atas suatu peristiwa atau kejadian. Tidak hanya itu, plat atau piringan hitam, pita rekaman, suatu berita acara serta laporan resmi termasuk kepada pengertian record.
Inilah manfaat sistem penyimpanan arsip yang anda ketahui, Pengertian kearsipan dirumuskan dengan berbagai cara sebagai bahan pengetahuan dan perbandingan, adapun pengertian kearsipan menurut para ahli adalah sebagai berikut :

1. Menurut Soebroto (1973:3) :

Terdapat 2 (dua) perumusan tentang pengertian kearsipan, yaitu sebagai berikut :
  • “Yang dimaksud kearsipan merupakan penyelenggaraan administrasi atau pelaksanaan kearsipan yang memperlancar lalu lintas surat masuk dan surat keluar.”
  • “Kearsipan adalah kegiatan yang berkenaan dengan pengurusan arsip baik arsip dinamis maupun arsip statis.”

2. Menurut Dekdikbud (1980:52) :

Kearsipan diberikan batasan sebagai berikut : kearsipan dapat diartikan sebagai suatu proses pengaturan dan penyimpanan bahan-bahan warkat secara sistematis, sehingga bahan-bahan warkat tersebut dengan cepat dapat dicari atau diketahui tempatnya setiap kali diperlukan.

3. Menurut Ig.Wursanto (1989:15) :

Yang dimaksud dengan filling atau penyimpanan warkat adalah kegiatan menambah warkat dalam suatu tempat penyimpanan secara tertib menurut sistem susunan dan tata cara yang telah ditentukan sehingga pertumbuhan warkat itu dapat dikendalikan dan setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali.

4. Menurut The Liang Gie :

“Arsip merupakan kumpulan warkat-warkat yang disimpan secara sistematis, sehingga setiap saat dibutuhkan dapat dengan cepat ditemukan.”
Jadi, kearsipan yaitu suatu proses kegiatan pengaturan arsip dalam pelaksanaan administrasi yang disimpan secara sistematis dan teratur dengan menggunakan sistem tertentu, sehingga arsip dapat ditemukan kembali sewaktu-waktu diperlukan. Sedangkan yang dimaksud dengan proses adalah tahap-tahap atau langkah-langkah yang harus dilalui dalam usaha mencari suatu arsip. Tahap-tahap atau langkah-langkah itu satu dengan yang lain saling berkaitan, sehingga merupakan suatu rangkaian kegiatan dalam penyimpanan arsip dengan menggunakan sistem tertentu dan arsip dapat ditemukan kembali sewaktu-waktu diperlukan.

2. Tujuan Penataan Arsip

Beberapa tujuan yang perlu diingat mengapa penataan kearsipan itu perlu, antara lain sebagai berikut :
  • Sebagai menjadikan setiap record tersebut lebih mudah dicari apabila dibutuhkan untuk referensi.
  • Untuk menjaga bahan-bahan arsip itu, agar setiap historis dari perusahaan maupun individu dapat ditempatkan di suatu tempat tertentu, baik dalam kelompok, subyek, daerah, maupun bersamaan.
  • Sebagai memudahkan pencarian arsip, jika sewaktu-waktu diperlukan.
  • Untuk lebih mengembangkan atau lebih menguntungkan apabila bahan arsip itu ditempatkan secara permanen demi untuk kelancaran tugas perusahaan atau kantor selama waktu arsip tersebut digunakan.

3. Jenis-Jenis Arsip

Jenis-jenis arsip diantaranya dalah sebagai berikut :

1. Arsip Dinamis

Arsip yang dipergunakan secara langsung, dalam perencanaan pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya.

2. Arsip Aktif

Arsip dinamis yang secara langsung dan terus menerus diperlukan dan dipergunakan, dalam penyelenggaraan administrasi.

3. Arsip Inaktif

Arsip dinamis yang frekuensi penggunaannya, untuk penyelenggaraan administrasi sudah menurun.

4. Arsip Statis

Arsip yang tidak dipergunakan secara langsung, untuk perencanaan penyelenggaraan kehidupan, kebangsaan pada umumnya, maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara.

5. Arsip Duplikasi

Arsip yang bentuk maupun isinya sama dengan arsip aslinya.